Potret mutu penyelenggaraan kearsipan pada K/L/D, PTN, BUMN meliputi: Kebijakan kearsipan, pembinaan kearsipan (peningkatan kapabilitas penyelenggaraan kearsipan melalui implementasi kebijakan), Sumber daya kearsipan (SDM, Organisasi, Sarana dan Prasarana, Pendanaan), Pengelolaan arsip autentik utuh, terpercaya (ketersediaan arsip dinamis, keselamatan arsip statis), dan goalnya adalah pemanfaatan arsip untuk kepentingan negara dan bangsa melalui penyelenggaraan kearsipan yang komprehensif dan terpadu.
Menurut Perka Arsip Nomor 6 Tahun 2019 Tentang Pengawasan Kearsipan Pasal 25 yaitu
Nilai dan kategori atas hasil Pengawasan Kearsipan yang diperoleh Objek Pengawasan terdiri atas nilai > 90 – 100 (lebih dari sembilan puluh sampai dengan seratus) dengan kategori AA (sangat memuaskan);nilai > 80 – 90 (lebih dari delapan puluh sampai dengan sembilan puluh) dengan kategori A (memuaskan);nilai > 70 – 80 (lebih dari tujuh puluh sampai dengan delapan puluh) dengan kategori BB (sangat baik); nilai > 60 – 70 (lebih dari enam puluh sampai dengan tujuh puluh) dengan kategori B (baik);nilai > 50 - 60 (lebih dari lima puluh sampai dengan enam puluh) dengan kategori CC (cukup); dan nilai > 30 – 50 (lebih dari tiga puluh sampai dengan lima puluh) dengan kategori C (kurang); dan nilai 0 - 30 (nol sampai dengan tiga puluh) dengan
kategori D (sangat kurang). Dataset ini berisi Nilai Pengawasan Kearsipan Kota Balikpapan oleh Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Daerah Prov. Kaltim dari Tahun 2019